6月24日晚，国际教育集团商学院执行院长、国际注册会计师、国际教育管理专家许辉老师莅临我院秦汉大讲堂，为师生们带来了一场主题为《高效会议管理》的讲座，帮助师生们在后疫情时代增强组织及参与会议的效率，提高时间利用效能。会议由研究生及学科办公室主任辛扶瑶老师主持，西安科技大学管理学院研究生积极通过线上与线下相结合的方式参会学习。
许辉老师首先提出本次讲座的中心问题：在日常参加各种会议时存在哪些困扰，是否存在会前议题模糊不清、会议无效冗长以及会后无法有效落实的问题，并指出导致这些问题的三点原因：首先是会议相关人员没有做好会前准备，例如对会场、设施和材料的准备不足，没有提前通知与会人员相关事宜等；其次，会议中缺乏控制，主要包括对会议议程、会议气氛、会议时间和会议结论的控制；以及会议后缺乏对后续措施的追踪。通过以上互动，许辉老师提出高效会议管理的“一个中心”：会议不是拿来讨论问题的，而是拿来解决问题的。
在第二部分，许辉老师通过讲解海尔集团的会议管理案例，引出了本次讲座的重要概念：会议成本。会议成本由时间、金钱、效益和机会成本组成，是提高组织效能的至关重要的因素，会议管理的首要目标就是要降低会议成本，将开会的成本与效益进行匹配，提高成本意识和观念。
在最后一部分，许辉老师讲解了六种常见的会议形式和种类，提出本次讲座的“两个基本点”：会议前准备和会议后追踪。她强调了会议纪要和会议记录在整个会议流程中贯穿始终的重要性，在举行会议前，参会人、主持人和记录人均需完成各自的必要工作，并准备工作清单；会议的议题、议程要清晰明确，参与人与主持人要精准指定，会议时间和地点要合适，只有完备以上因素才能完成一次高效会议；会议后，要形成有效决策和追踪事项表格，定期对决策完成情况进行追踪检查。最后，许辉老师为大家分享了“三星集团高效会议10原则”和一些自己的职业经历经验，希望帮助我院师生提高会议效率，做到高效会议管理。
我们在日常学习和工作中需要面对许多大大小小的会议，在后疫情时代，如何提高会议的参与效率，如何进行时间成本管理是迫切需要解决的问题。本次讲座为我院研究生们提高工作效率，进行自我管理提供了宝贵的实战性经验建议，希望学子们将本次讲座的内容实地转换，融汇贯通，认真学习每一次会议精神真正做到有的放矢，为将来的职业能力夯实基础。
文：冯希薇
修稿：姜莉艳/何心塬